Vì sao Bạn Cần một Hệ thống DAM: Mẹo vặt từ một Nhà thiết kế

Xin chào, tên tôi là Eric Marston và tôi muốn chia sẻ với bạn những mẹo vặt mà tôi đã học được trong quá trình chuyển đổi từ máy chủ file sang dịch vụ lưu trữ file trên đám mây như Dropbox — và cuối cùng dừng lại ở một hệ thống DAM trên đám mây với nhiều chức năng hơn.

Trong 10 năm qua, công việc hàng ngày của tôi là tạo ra các tài liệu tiếp thị đẹp mắt cho công ty tôi làm việc cũng như cho các đối tác bán hàng trên toàn cầu. Dù cho đó là catalogue, brochure sản phẩm, tờ rơi để in hay PDF tương tác — tôi chủ yếu làm việc trong InDesign của Adobe để tạo file.

Qua nhiều năm, nhóm của tôi có từ 3 đến 8 người, vì vậy chúng tôi phải sắp xếp quy trình thiết kế của mình theo cách nào đó để quá trình cộng tác và sáng tạo luôn suôn sẻ. Ngoài ra, chúng tôi phải xác nhận thiết kế với các nhà tiếp thị và nhân viên bán hàng khu vực từ xa, vì vậy chúng tôi thường chuyển từ máy chủ, sau đó sang Dropbox và các lựa chọn thay thế — cho đến khi cuối cùng chúng tôi phát hiện ra khái niệm hệ thống DAM (quản lý tài sản số). Dịch vụ này giúp cho công việc trở nên thú vị và hiệu quả hơn rất nhiều. Sau đây là lịch sử phát triển của quy trình thiết kế của chúng tôi.

Máy chủ File

Vào năm 2010, chúng tôi phải duy trì một máy chủ file 13,2TB chuyên dụng để lưu trữ chủ yếu các file thiết kế nặng “đang được xử lý” cùng với một số phiên bản cuối cùng mới nhất, cũng như kho lưu trữ lịch sử được sắp xếp trong các thư mục theo tháng và năm. Có một số thách thức mà chúng tôi phải đối mặt lúc đó:

  • Tìm kiếm file không hiệu quả và cấu trúc thư mục lộn xộn. Mặc dù thực tế là chúng tôi là một nhóm nhỏ gồm 4 người, chúng tôi thường mất nhiều thời gian để tìm ra một file cụ thể. Đôi khi, chúng tôi lẫn lộn các phiên bản, không biết ai đã thực hiện những thay đổi cuối cùng đối với file – từ đó bị mất hàng giờ làm việc. Đôi khi chúng tôi không thể tìm thấy một file nào cả.
  • Truy cập từ xa thông qua VPN dẫn đến tốc độ chậm hoặc/và tốn thêm chi phí cho bộ nhớ đám mây. Một phần công việc của chúng tôi là gửi file cho các nhà tiếp thị trong khu vực để xem trước và phê duyệt. Những người ở xa khó truy cập, vì vậy chúng tôi phải tải xuống các file 1-5 GB và tải chúng lên các dịch vụ chia sẻ file. Điều này khiến chúng tôi mất nhiều thời gian và đôi khi chúng tôi thậm chí phải trả tiền mua thêm bộ nhớ lưu trữ bổ sung.
  • Chi phí cao khi dùng một máy chủ chuyên dụng. Chi phí hoạt động của chúng tôi quá cao đối với một tổ chức tương đối nhỏ, vì vậy chúng tôi phải tìm kiếm các giải pháp thay thế rẻ hơn như hệ thống lưu trữ file trên đám mây.

Nền tảng Chia sẻ và Lưu trữ File trên Đám mây

Đến một lúc, chúng tôi nhận ra rằng một máy chủ file rất chậm, lộn xộn, và nhóm thiết kế của chúng tôi không còn muốn phải trả phí quá cao nữa. Vì vậy, chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một số giải pháp thay thế, chia sẻ file dựa trên đám mây với dung lượng lưu trữ lớn hoặc tốt hơn là không giới hạn, tốc độ nhanh và mức độ bảo mật cao. Sự thật là chúng tôi đã thử ít nhất 8 giải pháp, bao gồm các nền tảng phổ biến như Dropbox, Google Drive, Box, Sync, One Drive, pCloud và các nền tảng khác.

Hạn chế chính:

  • Cài đặt phần mềm. Để sử dụng một số nền tảng này trên đám mây, bạn cần cài đặt phần mềm trên máy cục bộ của mình để đảm bảo đồng bộ hóa nhanh chóng. Đấy không phải là một nhược điểm lớn, tuy nhiên, làm vậy thì không giống như một ‘dịch vụ đám mây thực sự’
  • Lỗ hổng bảo mật. Khi chúng tôi làm việc với các tài liệu bán hàng có chứa thông tin khách hàng và giá cả tùy chỉnh, chúng tôi cần truyền file được mã hóa từ đầu này đến đầu khác, điều mà hầu hết các dịch vụ như Dropbox không cung cấp.
  • Giới hạn lưu trữ cho mỗi người dùng. Mặc dù chúng tôi chủ yếu xử lý các file thiết kế, đôi khi ngay cả 1.000 GB cho mỗi người dùng hàng tháng cũng không đủ để đáp ứng nhu cầu của chúng tôi. Vì vậy, ngay cả những dịch vụ siêu an toàn như Tresorit cũng không hiệu quả.
  • Tốc độ trung bình/băng thông thấp. Chúng tôi chưa bao giờ chú ý đến địa điểm mà các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đặt máy chủ của họ — nhưng lẽ ra chúng tôi nên chú ý hơn. Đôi khi phí đăng ký rẻ hấp dẫn dẫn đến tốc độ trung bình, gây tác động khó chịu lên quy trình làm việc tổng thể.

Cũng cần cải thiện thêm:

  • Thiếu khả năng quản lý phiên bản tự động. Mặc dù nhiều dịch vụ chia sẻ file trên đám mây như Sync hoặc Box cho phép cộng tác trên file, nhưng chúng có thể không được tạo ra để hỗ trợ việc thiết kế. Vì chúng tôi chủ yếu chỉnh sửa các file InDesign và đôi khi là các file Photoshop nên chúng tôi cần một giải pháp được tích hợp với Adobe CС để chỉnh sửa layout trực tiếp trên đám mây mà vẫn có thể quay lại phiên bản trước.
  • Thiếu khả năng hợp tác thời gian thực. Ngoài ra, chúng tôi đang tìm kiếm một công cụ giúp cho việc giao tiếp và quy trình làm việc tổng thể của chúng tôi dễ dàng hơn: một số tính năng như tự động yêu cầu xem xét hoặc cấp quyền hoặc nhận xét ngắn về file — tất cả trong một giao diện.
  • Các tùy chọn tìm kiếm file vẫn cần cải thiện. Chúng tôi đã phải di chuyển kho lưu trữ file thiết kế của mình nhiều lần trong hơn 5 năm — và phải sắp xếp lại khoảng 60.000 file. Chúng tôi cảm thấy mình vẫn còn thiếu các bộ lọc tìm kiếm nâng cao hơn, bản xem trước cho tất cả các file có thể tìm kiếm, cũng như khả năng thêm tag và metadata.

Khi cân nhắc tất cả những ‘khuyết điểm’ này, chúng tôi nhận ra rằng mình cần một thứ gì đó hơn là chỉ lưu trữ và chia sẻ file trên đám mây. Từ đó, chúng tôi dần dần nảy ra ý tưởng thử một hệ thống DAM trên đám mây.

Hệ thống DAM Đám mây (Quản lý Tài sản Số)

DAM hoặc Quản lý Tài sản Số có nghĩa là một loại phần mềm:

  • chủ yếu được sử dụng bởi một nhóm lớn người dùng với nhiều cấp độ quyền truy cập;
  • lưu trữ một số lượng đáng kể các file phương tiện phức tạp;
  • cho phép cộng tác trong thời gian thực trên các file có tạo phiên bản tự động;
  • quan trọng nhất — cung cấp tính năng tìm kiếm file tức thời nhờ tag và metadata nhúng

Một yêu cầu đáng kể khác từ nhóm của chúng tôi là triển khai trên đám mây, cũng như giá cả phải chăng và nhà cung cấp có uy tín. Chúng tôi đã dùng thử và so sánh các tính năng, giá cả và đánh giá trực tuyến về ba hệ thống DAM đám mây phổ biến là Webdam của Shutterstock, Flight (phiên bản tại chỗ tên Cumulus) của Canto và Elvis Cloud của WoodWing (hiện được gọi là Swivle). Còn có nhiều nhà cung cấp DAM đám mây khác — bạn có thể xem báo cáo Forrester 2017 hoặc so sánh xếp hạng trên một số nền tảng đánh giá phần mềm như Capterra hoặc G2Crowd. Chúng tôi đã chọn ba dịch vụ này chủ yếu theo tiêu chí về giá cả.

Tôi tin rằng đa số các nhà thiết kế đồng nghiệp đều có thể thấu hiểu những vấn đề mà chúng tôi gặp phải trong quy trình làm việc của mình cho đến khi chúng tôi triển khai hệ thống DAM đám mây. Và tôi hy vọng kinh nghiệm và những quan sát của tôi sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn giữa máy chủ file, nền tảng lưu trữ đám mây hoặc hệ thống DAM trên đám mây. Chúc may mắn nhé!

Bắt đầu chỉ trong vài phút, không cần thẻ tín dụng