Lưu trữ đám mây so với DAM: lựa chọn nào là tốt nhất cho nhóm tiếp thị nội bộ?

Lưu trữ đám mây thường được ca ngợi là đỉnh cao của truy cập và cộng tác trực tuyến. Tuy nhiên, đối với các ngành sáng tạo và các đội ngũ tiếp thị, chỉ lưu trữ các file trên đám mây thôi thì chưa đủ.

Nếu nhóm của bạn cần các tài sản chất lượng cao, có thương hiệu để mang lại lợi thế cạnh tranh – nhưng bạn đang sử dụng bộ nhớ đám mây để quản lý chúng – hệ thống của bạn gần như chắc chắn sẽ cản trở bạn. DAM đám mây cung cấp một cách nhanh chóng và trực quan hơn để lưu trữ, sắp xếp và truy cập các tài sản số – tối đa hóa ROI, giảm thời gian tiếp thị và cải thiện thương hiệu trong toàn doanh nghiệp của bạn.

Lưu trữ đám mây có bất lợi gì?

Lưu trữ đám mây sơ sài và tổ chức tài sản kém gây ra tắc nghẽn, dư thừa và rủi ro cho doanh nghiệp của bạn. Chưa kể đến việc giảm thời gian cho phép bạn hoàn thành các mục tiêu cốt lõi và tăng thời gian tiếp thị của bạn. Trong khi đó, DAM đám mây có thể hợp lý hóa các quy trình trên toàn bộ tổ chức của bạn.

Hãy lấy ví dụ về yêu cầu tài sản. Là nhà tiếp thị nội bộ, bạn được mở rộng theo mọi hướng – phát triển các chiến dịch số, đánh giá số liệu phân tích, sản xuất ấn phẩm, đi lên mạng xã hội… Bạn sẽ rất cần quy mô nhóm và ngân sách gấp đôi.

Vậy thì bạn sẽ không muốn phải nhận vô số các yêu cầu tài sản. Nhưng với hệ thống lưu trữ đám mây hiện tại của công ty bạn – như SharePoint, OneDrive hoặc Google Drive – bạn sẽ nhận được rất nhiều yêu cầu. Giám đốc điều hành muốn có ảnh cho PowerPoint của mình, người quản lý bán hàng không thể tìm thấy logo mới nhất, nhóm PR cần hình ảnh để gửi cho báo chí… và bạn là người họ tìm đến.

Bạn thực sự không có thời gian để giúp. Nhưng bạn biết rằng – nếu không giúp thì sẽ có nguy cơ đồng nghiệp sử dụng tài sản lỗi thời, bị dính bản quyền hoặc kém chất lượng, làm tổn hại đến thương hiệu doanh nghiệp của bạn. Không có gì tệ hơn việc phát hiện ra một đồng nghiệp đã tự tạo một tập tài liệu bằng cách sử dụng Microsoft Publisher và dùng clipart chất lượng thấp mà họ tìm thấy trên mạng.

Khi tài sản số nhân lên – và chúng ta đang ngày càng làm việc từ xa – bạn cần một cách hiệu quả hơn để lưu trữ, phân phối và cung cấp quyền truy cập vào tài sản thương hiệu của mình. Một trong đó cung cấp cho mọi người trong tổ chức quyền tự truy cập dễ dàng vào các file mới nhất mà không cần phải thông qua bạn. Bạn cần một DAM đám mây.

DAM đám mây là gì?

DAM đám mây là nơi bạn có thể giữ tất cả nội dung của tổ chức mình trực tuyến – thường được thiết kế riêng cho nội dung trực quan như hình ảnh, biểu trưng, ​​video và artwork. Không giống như lưu trữ đám mây, nó không chỉ là một tập hợp các thư mục để giữ an toàn cho các file trực tuyến. DAM được thiết kế để tối đa hóa ROI từ tài sản của bạn bằng cách giúp người khác dễ dàng tiếp cận tài sản đó. Người dùng chỉ cần ba lần nhấp chuột là có thể tìm thấy nội dung, thông qua giao diện trực quan cho phép duyệt hoặc tìm kiếm bằng nhiều tính năng.‍

Lưu trữ đám mây là gì?

Lưu trữ đám mây cũng là một nền tảng trực tuyến để lưu trữ và sắp xếp file. Nó cho phép bạn lưu trữ các file an toàn trên đám mây và cấp quyền cho đồng nghiệp truy cập chúng. Tuy nhiên, nó không được thiết kế chú trọng vào khả năng tìm kiếm, điều đó có nghĩa là việc truy cập các file sẽ tốn nhiều công sức hơn. Ngoài ra, nó không được xây dựng riêng cho nội dung trực quan, do đó, không có chức năng để thêm metadata hữu ích hoặc cho phép tìm kiếm nâng cao tương tự như DAM.

Tại sao DAM đám mây tốt hơn lưu trữ đám mây cho các nhóm tiếp thị nội bộ?

1. Khả năng tìm kiếm và truy cập

Sự khác biệt cơ bản giữa lưu trữ đám mây và DAM đám mây là khả năng truy cập dễ dàng. DAM giúp mọi người trong tổ chức của bạn dễ dàng tiếp cận nội dung được cập nhật của thương hiệu để sử dụng trong tài liệu của họ. Trong khi đó, lưu trữ đám mây yêu cầu các file phải được tích cực chia sẻ giữa các đồng nghiệp hoặc được tìm kiếm thông qua các cấu trúc thư mục khác nhau.

DAM đám mây bắt đầu với giả định rằng tất cả nội dung đã tải lên đều được chia sẻ và mọi người cần có thể tìm thấy chúng. Bằng cách cung cấp tất cả tài sản của bạn trong toàn tổ chức, bạn được hưởng lợi từ việc:

  • Cải thiện kiểm soát thương hiệu và tính nhất quán
  • ROI tốt hơn bằng cách làm cho nội dung có thể tái sử dụng
  • Giảm việc phục vụ các yêu cầu hỗ trợ
  • Có thêm thời gian để hoàn thành công việc sáng tạo
Vì sao tìm kiếm nội dung trong DAM đám mây lại dễ hơn?

Nền tảng của khả năng tìm kiếm chính là metadata. Đây là thông tin được đính kèm vào một file để làm cho nó có thể được tìm thấy dễ dàng. Trong lưu trữ đám mây, metadata thường ở mức tối thiểu – tên file, ngày tháng và một số thông tin kỹ thuật mà không ai hiểu được.

Trong DAM đám mây, bạn có thể có metadata chi tiết, riêng biệt để giúp người dùng tìm file. Đây có thể là metadata do bạn tự thêm vào, chẳng hạn như bộ phận nào đã thực hiện chụp ảnh hoặc artwork thuộc về chiến dịch nào. Hoặc nó có thể được AI tự động thêm vào, chẳng hạn như chủ thể, màu sắc hoặc thậm chí là cảm xúc mà hình ảnh truyền tải.

Điều này có nghĩa là Giám đốc điều hành có thể gõ ‘ra mắt sản phẩm năm 2021’ và người quản lý PR có thể gõ ‘nhân viên cười’ mà vẫn tìm ra được hình ảnh đúng với nhu cầu của họ mà không cần phải điều hướng đường dẫn file phức tạp hoặc yêu cầu quyền truy cập từ đồng nghiệp.

Người dùng DAM cũng có thể tìm nội dung bằng cách duyệt qua các bộ tài sản đã chọn lọc, giúp mỗi người tìm ra nội dung phù hợp, ngay cả khi họ không có ý định cụ thể nào để tìm kiếm. Không chỉ vậy – không giống như lưu trữ đám mây chỉ cung cấp một file ‘nguyên trạng’ – một DAM có thể tự động thay đổi kích thước hoặc chuyển đổi các loại file cho các mục đích sử dụng khác nhau. Điều này có nghĩa là Giám đốc điều hành có thể chọn tải xuống file RGB có độ phân giải thấp hơn mà không làm chậm PowerPoint của anh ấy, trong khi Người quản lý quan hệ công chúng có thể truy cập hình ảnh màu CMYK có độ phân giải in ấn chất lượng cao cho báo chí.

2. Tăng cường kiểm soát

Mặc dù quyền truy cập được cải thiện là nguyên lý chính của DAM đám mây, nhưng điều đó không có nghĩa là ai cũng có thể tiếp cận được tài sản của bạn. Bạn vẫn có thể bảo vệ nội dung mà bạn không muốn mọi người sử dụng – chẳng hạn như hình ảnh bị cấm hoặc artwork nhạy cảm về mặt thương mại – bằng cách thiết lập quyền. Chúng có thể bao gồm từ các danh mục chung cho cả nhóm cho đến quyền truy cập chi tiết cho các file hoặc thư mục riêng lẻ.

3. Kiểm soát phiên bản

DAM đám mây cho phép bạn nhúng nội dung trên nhiều kênh bằng cách dễ dàng tích hợp với phần mềm khác trong ngăn xếp của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể cập nhật nội dung trên bản chính và thấy các thay đổi đó được áp dụng ngay lập tức trên tất cả các nơi sử dụng nó. Bạn cũng có thể dễ dàng xem nội dung nào là phiên bản cập nhật mới nhất nhờ tính năng kiểm toán dấu vết và kiểm soát phiên bản được tích hợp sẵn.

4. Tùy chọn chia sẻ

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ nội bộ hoặc bên ngoài với DAM đám mây. Không còn phải sao chép và dán link file hoặc chờ chuyển các file lớn qua trang web bên thứ ba nữa. Chỉ cần tạo một thư mục trong DAM của bạn và gửi cho đồng nghiệp một link để họ có thể truy cập nội dung ngay lập tức.

5. Cộng  tác

Trong khi một số bộ lưu trữ đám mây mang lại cơ hội cộng tác trên các tài liệu trong nền tảng của họ, thì DAM đám mây có thể nâng cao việc cộng tác hơn nữa. Tích hợp liền mạch với Adobe Creative Suite và các công cụ năng suất, DAM không chỉ có ‘lưu trữ’, nó còn là một trung tâm sáng tạo cho tất cả mọi nhu cầu tạo nội dung.

6. Phân tích

Các nhà tiếp thị hiểu rằng đo lường chính là chìa khóa để tối đa hóa ROI. Nhưng bạn không thể đo lường nhiều với lưu trữ đám mây. Trong khi đó, với DAM đám mây, bạn có thể phân tích các lượt tải xuống và xem nội dung được sử dụng ở đâu. Từ đó tạo ra một phân tích tổng quan, xem nội dung nào hiệu quả nhất và nơi nào cần ưu tiên ngân sách trong tương lai.

7. Tái sử dụng hình ảnh, thiết kế và nội dung

Các nhà thiết kế và các tác giả thường xuyên mua lại hoặc tạo lại các tài sản gần giống với những tài sản đã tồn tại ở một số dạng hoặc hình thức, nhưng được ẩn giấu ở các vị trí khác nhau. Việc có một nơi tập trung để truy cập và tìm tất cả nội dung bạn cần sẽ thúc đẩy việc sử dụng lại nội dung, từ đó giảm nhu cầu mua hình ảnh mới và tạo lại nội dung, dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể.

Bắt đầu chỉ trong vài phút, không cần thẻ tín dụng