Hướng dẫn giới thiệu từng bước về Quản lý Tài sản Số

Đến lúc này, chúng ta đã biết Quản lý Tài sản Số (DAM) là gì và những lợi ích của nó. Bạn mong muốn chuyển sang kỷ nguyên DAM để tăng năng suất cho bản thân và cho nhóm, đồng thời dành thời gian của bạn cho những công việc có giá trị hơn là các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và các giao tiếp qua lại không cần thiết.

Khi bạn đã xác định được mình muốn chọn loại DAM nào hoặc ít nhất đã thu hẹp phạm vi lựa chọn, sau đây là một số bước cơ bản mà bạn và nhóm của mình cần thực hiện trước và trong hành trình chuyển đổi sang DAM. Các bước và điểm được tổng hợp dựa trên các câu hỏi thường gặp mà tôi nhận được trong quá trình giới thiệu cũng như các cuộc thảo luận với khách hàng tiềm năng. Những bước này có vẻ cơ bản và sẽ làm chậm công việc của bạn, nhưng ngược lại, chúng sẽ giúp bạn tiến hành nhanh hơn và tiến xa hơn về lâu dài. Ngoài ra, những điểm này có thể được sử dụng để đánh giá DAM nào phù hợp với nhu cầu của bạn.

1. Các chính sách và quy trình quản lý nội dung trong tổ chức của bạn là gì?

Suy cho cùng thì DAM nên được thiết kế để thích ứng với các quy trình của tổ chức bạn. Do đó, đã đến lúc tập hợp các thành viên chủ chốt và rút ra cách quản lý nội dung hiện tại. Tất cả các file được phân bổ ở đâu? Ai quản lý chúng và ai sử dụng chúng? Có quy trình phê duyệt cho các tác phẩm nghệ thuật cuối cùng hoặc tài sản thương hiệu không? Chúng ta cần quản lý quyền tiếp cận tài sản kỹ thuật số như thế nào? Những gì cần được lưu trữ và những gì cần nằm lại trong máy chủ cục bộ theo quy định? Có thể các file của bạn nằm rải rác trên một số máy chủ, mạng và ổ đĩa cục bộ cũng như nhiều phần mềm chia sẻ file. Hãy tìm ra các quy trình đang bao trùm toàn bộ tổ chức cũng như giữa các nhóm vì đây sẽ sớm trở thành vị trí trung tâm cho tất cả các file của bạn. Hãy coi đây là cơ hội tốt để thu thập vị trí của các file và ghi lại các quy trình cũng như thách thức hiện trạng để sau này cải thiện chúng.

2. Sự đồng thuận trong tổ chức về cách làm việc mới

Toàn bộ ý tưởng chuyển sang DAM là mang lại các cấu trúc và quy trình tốt hơn nếu cần, để giành quyền kiểm soát tất cả các tài sản kỹ thuật số của bạn do đó được tổ chức. Điều này sẽ đảm bảo rằng các đội ngũ dành thời gian quý báu của họ cho những công việc có ý nghĩa hơn mà họ phải làm ban đầu. Hãy động não xem quy trình, cấu trúc, cách đặt tên file và phân loại nào là tối ưu và quy trình nào không mang lại sự cải thiện. Nghiên cứu những gói DAM bạn chọn có thể làm gì để giúp cải thiện các quy trình hiện tại. Các DAM hiện đại được trang bị nhiều chức năng mà bạn có thể sử dụng. Quan trọng nhất là đảm bảo rằng bạn đạt được sự đồng thuận của tổ chức về cách làm việc mới để bạn có thể chuyển sang giai đoạn triển khai thực tế.

3. Sắp xếp nội dung lần cuối

Một trong những mục đích quan trọng nhất của DAM là trở thành một nguồn thông tin duy nhất. Mặc dù nghe có vẻ sáo rỗng, nhưng đấy vẫn là một giá trị cốt lõi. Bạn cần tạo đường cơ sở và điểm bắt đầu bằng cách dọn sạch các file của mình một lần cuối. Sau khi hoàn thành, thì chỉ còn quá trình bảo trì thôi. Hãy xóa các file trùng lặp trên nhiều vị trí, sắp xếp chúng theo cấu trúc thư mục phù hợp nhất với nhóm của bạn và sắp xếp tên file cho các nguyên tắc phân loại đã được thống nhất ở bước trước. Nhiều giải pháp DAM có khả năng trích xuất cấu trúc thư mục của bạn; do đó, bước này có thể được thực hiện offline hoặc sau khi tải file lên.

4. Nhập các file đã chọn vào DAM và bắt đầu phân loại chúng

Giờ đây, bạn đã sẵn sàng nhập các file của mình vào DAM đám mây, từ giờ chúng sẽ ở đây dưới dạng một nguồn duy nhất. Hãy để lại những thứ cần lưu offline – chẳng hạn như kho lưu trữ và các file pháp lý nhạy cảm. Một số giải pháp DAM cũng hỗ trợ nhập số lượng lớn miễn phí, điều này sẽ giúp giảm đáng kể thời gian và công sức của bạn, do đó hãy nhớ tận dụng. Sau khi nội dung được tải lên DAM, tốt hơn là bạn nên phân loại bằng cách sử dụng metadata để cho phép tất cả nội dung kỹ thuật số của bạn dễ dàng được tìm thấy và tái sử dụng trong suốt vòng đời của nó. Các metadata được sử dụng phổ biến nhất bao gồm tag, danh mục (phụ mục), quyền quản lý, trạng thái phê duyệt, v.v. để cho ra các kết quả tìm kiếm hiệu quả.

5. Đặt quy tắc và quyền cho từng nhóm và người dùng

Nhắc lại lần nữa, DAM cần phải thích ứng với tổ chức và nhóm của bạn trong cách  làm việc. Lý tưởng nhất là nên chọn một DAM có quy tắc chi tiết và các tính năng quản lý quyền ở mức độ đội hoặc nhóm cũng như cấp độ người dùng cá nhân. Từ quyền truy cập vào một thư mục nhất định và quyền chi tiết đối với từng hành động cho đến các tùy chọn như lọc metadata, bạn có thể quản lý nội dung của mình thích hợp và đổi lại thì các thành viên trong nhóm của bạn cũng sẽ tập trung hơn vào những việc cần làm.

6. Chia sẻ, phân phối hoặc tái sử dụng nội dung của bạn

Cuối cùng, lợi ích thực sự của DAM là cho phép chuyển đổi mục đích sử dụng cho nội dung của bạn. Chia sẻ nội bộ và bên ngoài, phân phối khối lượng lớn nội dung cho nhiều đối tượng bằng cách chia sẻ chúng trên cổng thông tin hoặc Phần mềm quản lý nội dung, và tái sử dụng chúng ở các định dạng khác nhau cho nhiều kênh. Nội dung của bạn sẽ được tái sử dụng theo thời gian một cách có mục đích mà không bị sao chép hoặc tạo lại, bổ sung thêm giá trị cho nội dung đúng nghĩa.

7. Đào tạo người dùng

Đừng bỏ qua tầm quan trọng của việc đào tạo từng người dùng trong và giữa các nhóm. DAM có thể vô cùng linh hoạt và công nghệ thì luôn tiến bộ, bổ sung thêm các tính năng phức tạp hơn. Hãy đảm bảo rằng bạn tổ chức đào tạo trước khi triển khai DAM để người dùng không bị ngỡ ngàng khi dùng các chức năng sẽ giúp ích rất nhiều cho họ. Rất nhiều DAM không chỉ cung cấp dịch vụ tư vấn mà còn giới thiệu sản phẩm dưới dạng hội thảo trực tuyến.

Bắt đầu chỉ trong vài phút, không cần thẻ tín dụng